Trong công tác kế toán, chi phí thuê xe vận chuyển là khoản chi thường xuyên nhưng lại dễ bị bỏ sót hoặc xử lý chưa đúng cách trên sổ sách kế toán. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và hệ thống hóa các thông tin liên quan đến hồ sơ và cách hạch toán chi phí thuê xe vận chuyển chi tiết, đầy đủ nhất.
1. Chi phí thuê xe vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào?
Tùy theo tính chất hợp đồng và mục đích sử dụng, chi phí thuê xe được xử lý kế toán theo nhiều cách khác nhau:
– Đối với hợp đồng thuê ngắn hạn (dưới 12 tháng): Toàn bộ chi phí thuê sẽ được ghi nhận trực tiếp vào chi phí hoạt động trong kỳ, không phân bổ theo thời gian.
– Đối với hợp đồng thuê dài hạn (trên 1 năm):
- Nếu đáp ứng tiêu chí thuê tài chính (thuê mua), doanh nghiệp phải ghi nhận xe là tài sản cố định và phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng.
- Nếu không phải thuê tài chính, chi phí thuê vẫn được ghi nhận theo kỳ nhưng cần phân tích kỹ điều khoản hợp đồng để xác định hình thức thuê phù hợp.
– Theo hình thức thuê:
- Thuê xe có lái: Tổng chi phí bao gồm cả phần dịch vụ lái xe.
- Thuê xe không có lái: Chỉ ghi nhận phần chi phí thuê phương tiện.
Việc ghi nhận chi phí thuê xe vào tài khoản nào phụ thuộc vào mục đích sử dụng cụ thể trong hoạt động của doanh nghiệp:
- TK 641 – Chi phí bán hàng: Khi xe được dùng cho hoạt động giao nhận, vận chuyển hàng đến khách, hoặc phục vụ đội ngũ bán hàng, marketing.
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Khi thuê xe để di chuyển phục vụ công tác quản lý, hành chính hoặc di chuyển của lãnh đạo, nhân viên văn phòng.
- TK 627 – Chi phí sản xuất chung: Khi xe phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất tại nhà máy hoặc xưởng.
- TK 154 – Chi phí sản xuất dở dang: Khi thuê xe để phục vụ riêng cho từng công trình, dự án hoặc đơn hàng đang triển khai.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê xe vận chuyển
– Hạch toán thuê xe ngắn hạn (dưới 1 năm)
+ Nếu có hóa đơn VAT, hạch toán:
Nợ TK 641, 642, 627… (Giá chưa VAT)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Nếu không có hóa đơn VAT (thuê cá nhân, cá nhân không xuất hóa đơn), hạch toán:
Nợ TK 641, 642, 627… (Tổng chi phí thuê)
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
– Hạch toán thuê xe dài hạn (thuê tài chính, trên 1 năm)
Nếu doanh nghiệp thuê xe theo hình thức thuê tài chính (thuê mua), tài sản phải được ghi nhận vào tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình.
+ Khi nhận xe, hạch toán:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 341 – Nợ dài hạn (nếu trả góp)
Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp.
+ Khi thanh toán tiền thuê hàng tháng, hạch toán:
Nợ TK 341 – Nợ dài hạn
Nợ TK 635 – Chi phí lãi vay
Có TK 111, 112.
3. Hồ sơ hạch toán chi phí thuê xe vận chuyển
Để đảm bảo chi phí thuê xe được ghi nhận hợp lệ, đầy đủ và không bị loại khi thanh tra, kiểm toán hoặc quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ như sau:
– Hồ sơ pháp lý – Hợp đồng, thỏa thuận thuê xe
+ Hợp đồng thuê xe: Văn bản thể hiện thỏa thuận giữa hai bên về phương tiện thuê, thời gian, chi phí, hình thức thanh toán, nghĩa vụ thuế…
- Nếu thuê của tổ chức/công ty: cần hợp đồng kinh tế rõ ràng.
- Nếu thuê của cá nhân không kinh doanh: nên có hợp đồng dân sự, ghi rõ thông tin bên cho thuê, trách nhiệm thuế và giá thuê.
+ Phụ lục hợp đồng (nếu có): Điều chỉnh các điều khoản, bổ sung lịch trình vận chuyển hoặc điều kiện thanh toán.
– Hóa đơn, chứng từ thanh toán
+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng:
- Nếu bên cho thuê là tổ chức có đăng ký kinh doanh, bắt buộc phải xuất hóa đơn.
- Trường hợp thuê của cá nhân, doanh nghiệp lập Bảng kê thanh toán theo mẫu 01/TNDN (ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC) và thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN (nếu phát sinh).
+ Chứng từ chi tiền: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng – thể hiện thanh toán qua kênh hợp pháp.
+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu thuê của cá nhân, có thu nhập trên 2 triệu đồng/lần): Mẫu 05/KK-TNCN, biên lai nộp thuế vào NSNN.
– Chứng từ nội bộ kèm theo
- Phiếu giao nhận xe hoặc lệnh điều xe (nếu có tổ chức vận hành nội bộ)
- Bảng kê chứng minh sử dụng xe (Nếu thuê xe theo chuyến, theo thời gian hoặc theo hợp đồng dịch vụ, có thể bổ sung bảng kê nội bộ xác nhận lộ trình hoặc mục đích sử dụng).
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ (Trong trường hợp thuê theo hợp đồng dịch vụ vận chuyển trọn gói, nên có biên bản nghiệm thu để xác minh đã hoàn thành nghĩa vụ).
– Tài liệu kèm theo khác (nếu cần)
- Giấy đăng ký xe, giấy phép lái xe (trường hợp thuê xe có lái, nếu cần đối chiếu nguồn xe)
- Giấy xác nhận không thuộc diện kinh doanh (nếu thuê xe của cá nhân không có mã số thuế)
4. Một số thắc mắc liên quan đến chi phí thuê xe vận chuyển thường gặp
Thuê xe vận chuyển giao hàng cho khách có cần biên bản bàn giao hoặc lộ trình giao hàng không?
Nên có. Dù không bắt buộc theo quy định, nhưng việc có bảng kê chuyến đi, lệnh điều xe, biên bản giao hàng sẽ giúp kế toán chứng minh mối liên hệ giữa chi phí thuê xe và hoạt động bán hàng – giúp tăng tính hợp lệ khi kiểm tra, thanh tra thuế.
Doanh nghiệp thuê xe có lái, nhưng trên hóa đơn không tách riêng tiền công lái xe thì xử lý thế nào?
Được chấp nhận, nếu hóa đơn thể hiện giá gộp của toàn bộ dịch vụ thuê xe, bao gồm cả lái xe. Tuy nhiên:
- Cần đảm bảo mô tả dịch vụ thuê xe trọn gói rõ ràng trên hóa đơn hoặc hợp đồng.
- Nếu cần tách riêng chi phí nhân công lái xe, phải yêu cầu đơn vị cho thuê xuất chi tiết hoặc có hợp đồng riêng.
Thuê xe phục vụ cho dự án có phải phân bổ chi phí không?
Có. Trường hợp thuê xe phục vụ dự án, công trình hoặc đơn hàng dài hạn, chi phí thuê xe được ghi nhận vào TK 154 – Chi phí SX dở dang, và phân bổ vào giá thành khi hoàn thành. Việc này giúp phản ánh đúng bản chất chi phí gắn liền với từng đối tượng tính giá thành.
Tạm kết:
Việc nắm chắc các quy định liên quan, chủ động lưu trữ bộ hồ sơ hợp lệ chính và hạch toán chi phí thuê xe vận chuyển hợp lý là cách để tối ưu hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp trong bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.