Chi phí tiếp khách là một trong những khoản chi thường xuyên phát sinh trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhu cầu duy trì, mở rộng quan hệ đối tác và khách hàng. Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, mỗi khoản tiếp khách cần đáp ứng những điều kiện nhất định và được hạch toán đúng quy định. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí tiếp khách theo đúng quy định hiện hành.
1. Các quy định liên quan đến chi phí tiếp khách
Chi phí tiếp khách là một khoản chi phổ biến trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, nhưng để được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ khi hạch toán kế toán và tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cần đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện về mục đích chi tiêu, chứng từ và phương thức thanh toán.
– Về mục đích sử dụng: Khoản chi phải phát sinh thực tế và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất để xác định tính hợp lệ của chi phí tiếp khách.
– Về hóa đơn, chứng từ: Đối với hóa đơn điện tử, phải đảm bảo phù hợp với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thể hiện rõ các nội dung liên quan đến khoản chi như: mặt hàng là “dịch vụ ăn uống”, bảng kê đính kèm chi tiết món ăn, dịch vụ đã sử dụng, tổng giá trị thanh toán, thuế GTGT…
Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu trữ kèm theo các chứng từ khác như:
- Phiếu đặt dịch vụ hoặc hợp đồng với nhà hàng
- Biên bản xác nhận thanh toán, bảng kê chi tiết, phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản
- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có ký kết hợp đồng trước đó)
Lưu ý: Không nên nhầm lẫn giữa “bill thanh toán” (phiếu tính tiền nội bộ của nhà hàng) và hóa đơn giá trị gia tăng/hóa đơn điện tử. Chỉ hóa đơn hợp lệ mới đủ điều kiện ghi nhận vào sổ sách kế toán. Việc chỉ có bill mà không có hóa đơn sẽ khiến chi phí tiếp khách không đủ căn cứ để được tính là chi phí được trừ.
– Căn cứ pháp lý liên quan:
- Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định rõ về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, trong đó có chi phí tiếp khách.
- Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn dịch vụ ăn uống.
- Công văn số 15176/CTHN-TTHT của Cục Thuế TP. Hà Nội nhấn mạnh: chỉ khi chi phí tiếp khách đáp ứng đủ các điều kiện về mục đích, hóa đơn chứng từ và thanh toán, doanh nghiệp mới được kê khai thuế GTGT đầu vào và đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách
Theo quy định tại cả thông tư 200 và thông tư 133, chi phí tiếp khách được hạch toán vào tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp.
Bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 131 (Tổng số tiền thanh toán).
3. Một số sai sót về hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách cần tránh
Chi phí tiếp khách dù phổ biến nhưng lại dễ bị loại khi kiểm tra thuế, nếu kế toán không kiểm soát chặt chẽ phần hóa đơn, chứng từ kèm theo. Dưới đây là những lỗi thường gặp khi xử lý hóa đơn chi phí tiếp khách – đặc biệt là chi phí ăn uống – mà người làm kế toán cần đặc biệt lưu ý để tránh rủi ro loại trừ chi phí hoặc không được khấu trừ thuế GTGT:
- Chỉ lấy bill thanh toán thay vì hóa đơn hợp lệ: Nhiều nhà hàng chỉ cung cấp bill tính tiền nội bộ thay vì xuất hóa đơn GTGT/hóa đơn điện tử. Bill không có giá trị pháp lý trong kế toán và thuế, nên nếu doanh nghiệp chỉ lưu trữ bill mà không có hóa đơn hợp lệ thì khoản chi đó không được chấp nhận là chi phí hợp lý và không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
- Hóa đơn không thể hiện rõ nội dung dịch vụ: Một số hóa đơn chỉ ghi chung chung là “dịch vụ ăn uống” hoặc “thanh toán theo bảng kê” nhưng không kèm bảng kê chi tiết danh mục món ăn, dịch vụ cụ thể. Đây là lý do phổ biến khiến cơ quan thuế loại chi phí ra khỏi chi phí được trừ, vì không chứng minh được sự liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Không lưu giữ chứng từ kèm theo: Chỉ có hóa đơn là chưa đủ. Doanh nghiệp cần có thêm các giấy tờ hỗ trợ như: phiếu đặt cọc dịch vụ, bảng kê, biên bản tiếp khách, hợp đồng với nhà hàng (nếu có), phiếu chi, chứng từ thanh toán… Thiếu một trong các chứng từ này có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của khoản chi.
- Sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc của đơn vị không đăng ký kinh doanh hợp pháp: Một số đơn vị cung cấp dịch vụ không đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề hoặc không có quyền xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Khi sử dụng hóa đơn từ các đơn vị này, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro thuế và bị truy thu.
4. Những thắc mắc thường gặp về chi phí tiếp khách trong doanh nghiệp
Chi phí tiếp khách nội bộ có được đưa vào chi phí hợp lý không?
Có, nếu khoản chi tiếp khách phục vụ cho mục đích kinh doanh, như tiếp đón đối tác nội bộ từ chi nhánh khác, họp bàn chiến lược hoặc đào tạo nhân sự… thì vẫn có thể hạch toán là chi phí hợp lý. Tuy nhiên, cần chuẩn bị đầy đủ bảng kê chi tiết, biên bản nội dung buổi tiếp, và hóa đơn hợp lệ để chứng minh mục đích kinh doanh.
Nếu hóa đơn dịch vụ ăn uống ghi thiếu danh mục món ăn thì có được chấp nhận không?
Không. Theo hướng dẫn tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, hóa đơn dịch vụ ăn uống phải ghi rõ nội dung chi tiết hoặc kèm theo bảng kê liệt kê từng món ăn, đồ uống, dịch vụ. Nếu chỉ ghi chung chung, khoản chi có thể bị loại khi kiểm tra thuế.
Doanh nghiệp thanh toán chi phí tiếp khách bằng thẻ cá nhân thì có được chấp nhận không?
Trong trường hợp thanh toán từ tài khoản cá nhân, doanh nghiệp cần có giấy ủy quyền hoặc quyết định công tác, cùng biên bản thanh toán lại cho cá nhân và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu tổng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên). Nếu không đủ các chứng từ trên, chi phí này sẽ bị coi là không hợp lệ.
Hóa đơn tiếp khách phát sinh vào ngày nghỉ, ngày lễ có được ghi nhận không?
Được, miễn là doanh nghiệp chứng minh được chi phí đó liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh – chẳng hạn tiếp khách nước ngoài, làm việc ngoài giờ, ký hợp đồng gấp… Khi đó, cần bổ sung biên bản nêu rõ lý do phát sinh vào ngày nghỉ/lễ và đính kèm đầy đủ hồ sơ liên quan.
Tạm kết:
Chi phí tiếp khách là khoản chi mang tính chất “nhạy cảm” trong quản lý và kiểm soát nội bộ. Một sai sót nhỏ trong cách ghi nhận hay thiếu sót về chứng từ cũng có thể khiến khoản chi này bị loại khỏi chi phí hợp lý, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp trong bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.