Chi phí tiền điện là một khoản chi tiêu định kỳ, phản ánh cách doanh nghiệp quản trị hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh hàng ngày. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền điện, đồng thời phân tích các tình huống phát sinh thường gặp đối với loại chi phí này.
1. Chi phí tiền điện hạch toán vào tài khoản nào?
Chi phí tiền điện là một khoản mục thường xuyên trong hoạt động vận hành doanh nghiệp, và việc phân loại đúng tài khoản kế toán không chỉ giúp phản ánh trung thực chi phí, mà còn hỗ trợ công tác quản lý và quyết toán thuế hiệu quả.
Theo hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, khoản chi tiền điện sẽ được phân bổ vào các tài khoản phù hợp tùy theo mục đích sử dụng thực tế như sau:
- Dùng cho hoạt động sản xuất: Hạch toán vào Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Dùng cho hoạt động bán hàng: Ghi nhận vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
- Dùng cho văn phòng, bộ phận quản lý: Đưa vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Việc xác định đúng đối tượng sử dụng điện và lựa chọn tài khoản phù hợp không chỉ đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nội bộ hiệu quả hơn.
2. Hướng dẫn hạch toán tiền điện
2.1. Trường hợp hóa đơn tiền điện mang tên doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp ký hợp đồng trực tiếp với đơn vị cung cấp điện và hóa đơn tiền điện mang tên doanh nghiệp, chi phí này được ghi nhận đầy đủ vào sổ sách kế toán và có thể khấu trừ thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ).
Bút toán hạch toán:
Nợ TK 642, 627, 641.
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 331, 111, 112.
Lưu ý về khấu trừ thuế GTGT:
- Hóa đơn tiền điện phải có đầy đủ thông tin doanh nghiệp, bao gồm mã số thuế.
- Doanh nghiệp cần thanh toán qua tài khoản ngân hàng nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên để được khấu trừ thuế GTGT.
2.2. Trường hợp hóa đơn tiền điện mang tên chủ nhà (khi thuê văn phòng)
Khi doanh nghiệp thuê văn phòng và hóa đơn tiền điện đứng tên chủ nhà, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh ký kết với chủ nhà, chứng từ thanh toán tiền điện phù hợp với lượng điện thực tế tiêu thụ, thể hiện doanh nghiệp đã thanh toán cho chủ nhà hoặc trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ. Đối với hóa đơn tiền điện đứng tên chủ nhà, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT của khoản chi này. Bút toán hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (tổng số tiền điện, bao gồm cả thuế GTGT)
Có TK 111, 112.
3. Các vấn đề phát sinh liên quan đến chi phí tiền điện
Trong quá trình xử lý chứng từ và kê khai liên quan đến chi phí tiền điện, kế toán doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều tình huống đặc thù. Việc nắm rõ các quy định hiện hành sẽ giúp hạn chế rủi ro về thuế và bảo đảm chi phí được ghi nhận đúng, đủ.
– Hóa đơn tiền điện không đứng tên doanh nghiệp
Theo quy định tại khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu hóa đơn tiền điện mang tên cá nhân, chủ nhà hoặc bên thứ ba thay vì tên doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm hợp lệ, chứng từ thanh toán đầy đủ (ví dụ: ủy nhiệm chi, phiếu chi kèm minh chứng), thì khoản tiền điện vẫn có thể tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này nhằm đảm bảo nguyên tắc chi phí thực tế phát sinh phục vụ hoạt động kinh doanh.
– Cách kê khai thuế GTGT khi hóa đơn không hợp lệ về tên
Trong trường hợp hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ nhưng doanh nghiệp vẫn thanh toán tiền điện, cần thực hiện kê khai đúng cách trên tờ khai mẫu 01/GTGT:
- Chỉ tiêu 23: Ghi nhận phần giá trị trước thuế (tiền điện chưa có thuế GTGT).
- Chỉ tiêu 24: Phản ánh phần thuế GTGT ghi trên hóa đơn, nhưng không được khấu trừ.
- Không ghi vào chỉ tiêu 25, do không đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.
Lưu ý: Tổng số tiền GTGT không được khấu trừ ở chỉ tiêu 24 sẽ được tính gộp vào chi phí tính thuế TNDN.
– Doanh nghiệp thu tiền điện từ bên thuê cần xuất hóa đơn
Trường hợp doanh nghiệp cho thuê mặt bằng làm việc, nếu thu tiền điện từ bên thuê, thì theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và các công văn hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội (ví dụ: Công văn 419/CT-TTHT ngày 06/01/2020), doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT cho phần tiền thu lại.
Một số điểm cần lưu ý:
- Thuế suất áp dụng: 10% theo hướng dẫn tại Công văn 78837/CT-TTHT ngày 29/11/2018.
- Căn cứ xuất hóa đơn: Cần căn cứ vào số điện thực tế đã sử dụng, theo dõi qua công tơ phụ hoặc phân bổ rõ ràng theo hợp đồng.
- Nội dung hóa đơn: Phải thể hiện đúng số điện tiêu thụ, đơn giá và tổng tiền, tương ứng với hóa đơn điện gốc của nhà cung cấp (thường là EVN).
4. Câu hỏi thường gặp khi chi phí tiền điện
Doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT nếu hóa đơn tiền điện đứng tên chủ nhà?
Không. Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn tiền điện không mang tên doanh nghiệp (mà đứng tên chủ nhà hoặc cá nhân khác) thì không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có hợp đồng thuê nhà hợp lệ và chứng từ thanh toán rõ ràng, thì vẫn có thể đưa khoản chi phí tiền điện này vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Khi nào doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi thu lại tiền điện từ bên thuê?
Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT khi thu tiền điện từ bên thuê mặt bằng trong trường hợp:
- Khoản thu không phải thu hộ EVN mà được phân bổ lại cho bên thuê theo hợp đồng.
- Khoản thu tiền điện có tính thêm chi phí dịch vụ hoặc quản lý, hoặc không có chứng từ từ nhà cung cấp điện đứng tên doanh nghiệp thuê.
Theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Công văn 419/CT-TTHT, đây được xem là hoạt động cung cấp dịch vụ và phải kê khai thuế đầy đủ, áp dụng thuế suất GTGT 10%.
Doanh nghiệp có thể gộp tiền điện nhiều tháng vào một chứng từ kế toán không?
Không nên. Mỗi hóa đơn tiền điện phát hành theo tháng cần được hạch toán theo đúng kỳ phát sinh chi phí. Việc gộp nhiều kỳ vào một chứng từ có thể gây sai lệch báo cáo tài chính và không đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
Nếu doanh nghiệp sử dụng điện chung với hộ gia đình, cách phân bổ chi phí thế nào?
Trường hợp sử dụng điện chung (ví dụ: nhà riêng kết hợp làm văn phòng), doanh nghiệp cần có biên bản phân bổ chi phí điện rõ ràng, nêu căn cứ (diện tích, công suất thiết bị, thời gian sử dụng, v.v.) để làm cơ sở ghi nhận chi phí hợp lệ và được trừ khi tính thuế TNDN.
Chi phí tiền điện có bắt buộc phải lập phiếu chi/ủy nhiệm chi riêng không?
Có. Mỗi khoản thanh toán tiền điện cần có chứng từ chi riêng (phiếu chi hoặc UNC), đính kèm đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, bảng kê hoặc biên bản phân bổ nếu có. Đây là căn cứ kế toán quan trọng trong trường hợp bị thanh tra, kiểm tra thuế.
Tạm kết:
Hạch toán tiền điện tưởng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều tình huống cần phân tích kỹ lưỡng từ thời điểm ghi nhận đến việc xử lý hóa đơn, chứng từ chậm. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa chia sẻ về cách hạch toán tiền điện trong bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.