Trong thực tế, doanh nghiệp thường phát sinh các khoản chi phí thuê nhà từ cá nhân không có hóa đơn. Đây là khoản chi hợp lý về mặt bản chất nhưng lại tiềm ẩn rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra nếu không được hạch toán và chứng minh đúng cách. Bài viết này tổng hợp và cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn cùng những vấn đề liên quan thường gặp.
1. Hồ sơ hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn
Để khoản chi phí thuê nhà không có hóa đơn được ghi nhận hợp lệ và có giá trị pháp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:
- Hợp đồng thuê nhà: Văn bản thỏa thuận thuê nhà giữa doanh nghiệp và cá nhân cho thuê, có đầy đủ chữ ký của các bên. Dù không bắt buộc công chứng, hợp đồng cần đảm bảo tính pháp lý rõ ràng để thể hiện cam kết trách nhiệm và điều kiện thanh toán.
- Chứng từ thanh toán: Có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, tùy theo thỏa thuận. Tuy nhiên, để tăng tính minh bạch và thuận lợi trong lưu trữ, nên ưu tiên hình thức chuyển khoản. Pháp luật hiện hành không yêu cầu bắt buộc phải chuyển khoản trong trường hợp chi phí thuê không có hóa đơn.
- Chứng từ nộp thuế môn bài thay cho bên cho thuê: Cá nhân cho thuê có thể tự nộp hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp nộp thay. Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ nộp thuế (nếu có), bao gồm tờ khai, giấy nộp tiền vào NSNN, để làm cơ sở ghi nhận chi phí.
- Chứng từ do cơ quan thuế cung cấp: Sau khi tiếp nhận hồ sơ và khoản thuế nộp hộ (nếu có), cơ quan thuế sẽ cấp chứng từ xác nhận nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê. Doanh nghiệp cần lưu giữ bản sao chứng từ này cùng hồ sơ thuê nhà.
- Bảng kê thanh toán theo mẫu 01/TNDN: Căn cứ theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN để xác nhận chi phí thuê nhà không có hóa đơn. Bảng kê này cần được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký xác nhận và lưu giữ tại doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn
– Nếu thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):
Nợ TK 331
Có TK 111, 112.
– Nếu thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào)
Có TK 331,111, 112.
– Nếu thanh toán sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):
+ Hàng tháng hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào)
Có TK 335 (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả).
+ Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)
Nợ TK 335
Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)
Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn).
– Nếu thanh toán tiền thuê văn phòng, nhà trước nhiều kỳ:
Nợ TK 242 (Tổng số tiền)
Nợ TK 133 (Nếu có hóa đơn GTGT thuê nhà của Công ty)
Có TK 331,111, 112.
Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
3. Một số thắc mắc đối với chi phí thuê nhà không có hóa đơn của doanh nghiệp
Chi phí thuê nhà không có hóa đơn dùng làm văn phòng công ty, có ảnh hưởng đến việc đăng ký trụ sở không?
Không ảnh hưởng, nếu:
- Có hợp đồng thuê nhà rõ ràng
- Có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê (Giấy chứng nhận QSDĐ, Giấy phép xây dựng…).
Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xét duyệt trụ sở theo hồ sơ thuê, không bắt buộc phải có hóa đơn GTGT cho thuê nhà.
Chi phí thuê nhà người thân có bị loại khi kiểm tra thuế không?
Có thể bị xem xét kỹ hơn. Do đó cần đảm bảo:
- Hợp đồng thuê nhà rõ ràng, có điều kiện tương tự với giao dịch độc lập
- Chứng từ thanh toán riêng biệt, minh bạch
- Có đăng ký mã số thuế cho cá nhân cho thuê nếu có phát sinh thuế.
Tránh trường hợp “hợp thức hóa chi phí nội bộ” nếu thực tế không có phát sinh giao dịch.
Doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng nhưng không sử dụng toàn bộ diện tích thuê, chi phí có bị loại không?
Không bị loại, nếu:
- Có hợp đồng thuê ghi rõ diện tích, thời gian và mục đích sử dụng
- Phần chi phí ghi nhận đúng theo thực tế sử dụng và phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu sử dụng chung với hộ gia đình hoặc cho bên thứ ba thuê lại một phần, cần chứng minh phần chi phí ghi nhận chỉ phục vụ riêng cho doanh nghiệp.
Nếu hợp đồng thuê nhà kéo dài nhiều năm, có cần kê khai thuế từng năm không?
Có. Cá nhân cho thuê nhà vẫn phải kê khai và nộp thuế từng năm, ngay cả khi hợp đồng dài hạn. Doanh nghiệp nộp thay thuế (nếu có) cần:
- Kê khai đúng theo từng năm tính thuế
- Có đầy đủ chứng từ tương ứng cho từng kỳ nộp.
Có cần phải lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) của chủ nhà không?
Nên lưu bản sao công chứng hoặc photo có xác nhận để chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê.
Đây là căn cứ để:
- Cơ quan thuế xác định cá nhân có đủ quyền cho thuê
- Hạn chế rủi ro khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra hồ sơ thuê.
Tạm kết:
Việc hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn đòi hỏi người làm kế toán phải nắm vững quy định và chủ động trong việc thu thập, lưu trữ chứng từ. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.