Thứ tự chung trong một bảng cân đối kế toán là nó đi từ những điều thú vị nhất đến những điều khó chịu nhất. Thật vậy, ở “tài sản có” đầu tiên là những mục nhỏ như “tài sản/vốn lưu động” và trên cùng là tiền mặt bởi vì nó là cái ngon lành nhất trong khối tài sản có của bạn. Sau phần tiền mặt là đến các khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng đang nợ bạn. Khi bạn nhận được tiền thì khoản phải thu chuyển thành tiền mặt. Tiếp theo trong mục tài sản có là phần về “tồn kho”. Do tồn kho không được dễ chịu bằng tiền mặt hay khoản phải thu nên trong bảng cân đối kế toán nó phải nằm dưới hai phần trên. Tiếp sau phần tài sản lưu động là phần tài sản và máy móc thiết bị thường đi theo nó là chi phí. Phần “khấu hao” trong bảng cân đối kế toán là chi phí không bằng tiền mặt và chẳng có gì khác ngoài việc ghi giảm giá trị của nó theo thời gian.

Một lý do để bản báo cáo tài chính này được gọi là “bảng cân đối kế toán” bởi vì tài sản có luôn cân bằng với nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Điều này gọi là nguyên tắc ghi sổ kép và là một công việc được thực hiện ở hầu hết các doanh nghiệp khác. Lý do để việc ghi sổ kép được coi là tiêu chuẩn vàng trong kế toán là nó đóng vai trò kiểm tra nhằm đảm bảo một giao dịch đã được ghi chép lại một cách chính xác.

Tương tự như vậy, các giao dịch khác sẽ tăng lượng tài sản có và/hoặc tăng khoản nợ hoặc vốn đầu tư. Trong bảng cân đối kế toán, ở mục “phần nợ phải trả ngắn hạn”, các khoản mà bạn phải trả là những khoản được liệt kê đầu tiên. Sau đó là đến các khoản gọi là “nợ cộng dồn” thường là khoản thuế trên bảng lương và thuế doanh thu mà có thể trong vòng 1 - 2 tháng tới chưa đến hạn phải trả.

Cũng nằm trong mục nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ phải trả trong thời hạn một năm. Vì vậy, các khoản thanh toán trong 12 tháng cho các thiết bị có thể được xem như là một khoản nợ ngắn hạn. Kế tiếp là đến khoản nợ dài hạn, những khoản có thời hạn trả ở những năm tiếp theo.

Tiếp sau mục tổng các khoản phải trả là đến phần “vốn chủ sở hữu”. Đó là phần lãi suất của chủ đầu tư trong doanh nghiệp. Nếu chúng ta tính tổng tài sản của doanh nghiệp là 5,6 tỷ đồng và trừ đi số nợ phải trả thì khoản còn lại là 3,8 tỷ đồng. Trong số 3,8 tỷ đồng này thì 2,7 tỷ đồng là từ thu nhập trước đây và 1,1 tỷ đồng là từ kỳ kế toán hiện tại; và vì vậy, kết quả cân đối là 5,6 tỷ đồng cho cả tài sản có và các khoản phải trả cộng với vốn chủ sở hữu.