Việc chuyển từ kế toán tay sang kế toán máy luôn đặt trước người kế toán câu hỏi: phải bắt đầu làm gì, phải chuẩn bị những gì cho kế toán máy? Với 1C:KẾ TOÁN 8, chỉ cần khởi động chương trình là người sử dụng đã có câu trả lời.

Chương trình đóng luôn vai trò của người hướng dẫn sử dụng.

Để nhập dữ liệu ban đầu, trong chương trình có rất nhiều cách:

• Nhập dữ liệu theo trình tự bắt buộc (Bảng chức năng àBắt đầu làm việc à Trợ giúp ban đầu)

• Nhập dữ liệu theo sơ đồ (Bảng chức năng à Bắt đầu làm việc à Sơ đồ)

• Nhập dữ liệu theo hướng dẫn bằng lời và hình ảnh của chương trình: (Bảng chức năng à Bắt đầu làm việc à Học nhanh kế toán). Thay vì luôn phải ôm một cuốn sách dầy hướng dẫn sử dụng, trong chương trình 1C:KẾ TOÁN 8 có sẵn cẩm nang hướng dẫn bao gồm cả việc nhập thông tin ban đầu.

• Nhập trực tiếp theo menu của chương trình. Menu chương trình được sắp sếp theo phần hành kế toán (Hoạt động SX-KD, Tiền mặt & tiền gửi, TSCD, Tiền Lương…) (hình 1)

Ngoài ra, chương trình có công cụ rất mạnh hỗ trợ việc nhập liệu: Hệ thống báo lỗi. Chỉ cần người sử dụng nhập sai dữ liệu, làm sai quy trình kế toán là ngay lập tức chương trình hiện ra dòng nhắc lỗi tận nơi. (hình 2)

Kinh nghiệm cho thấy đa số người sử dụng, khi mới bắt đầu làm việc với chương trình đều sử dụng Bảng chức năng. Khởi động chương trình, người sử dụng dễ dàng nhận thấy Bảng chức năng, nằm bên tay trái dưới phần menu và công cụ chính của chương trình. Bảng chức năng là một tập hợp các chỉ dẫn, các chứng từ được nhóm lại theo phần hành kế toán: “Tiền mặt”,“Tiền gửi”, “Mua hàng”, “Bán hàng”, ... đi kèm với “Bảng chức năng” có phần sơ đồ hỗ trợ (hình 1). Với phần sơ đồ hướng dẫn đi kèm bảng chức năng, người sử dụng không chỉ dễ dàng nhận biết cần điền những thông tin gì, những biểu mẫu nào, theo trình tự như thế nào mà đặc biệt người sử dụng có thể nhấp trực tiếp vào sơ đồ để mở ra biểu mẫu điền thông tin của chương trình. Biểu mẫu được mở ra có lưu ý người sử dụng về những thông tin bắt buộc mà người sử dụng phải điền bằng đường gạch đỏ. Điều này rõ ràng rất thuận tiện cho những người chưa có kinh nghiệm về chứng từ kế toán.

Với những công cụ trợ giúp đơn giản và hiệu quả nêu trên, dù trình độ, kiến thức về kế toán như thế nào: kiến thức của bạn cũng đủ để bắt đầu làm việc với 1C:KẾ TOÁN 8